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Administra tu tiempo para maximizar tus esfuerzos, eliminar distracciones y crear hábitos que mejoren tu vida personal y profesional.

Administrar tu tiempo puede ser difícil. Lo que es urgente en tu vida muchas veces es diferente de lo que es importante. Esto es especialmente cierto cuando se trata de tu salud, cuando los temas importantes casi nunca son urgentes, a pesar de que tu vida realmente depende del balance. Por ejemplo:

– Ir al gimnasio hoy no es urgente, pero es importante para tu salud en el largo plazo.
– No te morirás de estrés hoy, pero si no empiezas a cuidarte podría afectar gravemente tu salud.
– Comer comida real y no procesada no es necesario para que sobrevivas hoy, pero sí reduce el riesgo de enfermedades como el cáncer.

¿Hay algo que puedas hacer? Si sólo tenemos 24 horas al día, ¿cómo podemos usarlas efectivamente? Y aún más importante, ¿cómo podemos administrar nuestro tiempo para vivir más saludables y felices, hacer las cosas importantes y manejar las responsabilidades urgentes?

He batallado por encontrar esas respuestas al igual que tú, pero en mi experiencia he aplicado tres estrategias de administración que funcionan en la vida real y que ayudan a mejorar la salud y productividad al mismo tiempo:

1. Elimina el ‘trabajo a medias’ a todo costo

En esta época de distracciones constantes, es muy fácil dividir nuestra atención entre lo que debemos hacer y con lo que nos bombardea la sociedad. Generalmente estamos balanceando nuestras necesidades de mensajes, emails y listas de pendientes al tiempo que tratamos de terminar una tarea. Es muy raro que nos involucremos por completo en un solo objetivo. A esta división del tiempo la llamo ‘trabajo a medias’. Algunos ejemplos son:

– Empiezas a escribir un reporte, pero te detienes cada cierto tiempo para revisar tu teléfono y sin razón abres tu Facebook o Twitter.
– Pruebas una rutina de ejercicio. Dos días después, lees acerca de otra programa de entrenamiento “nuevo” y agregas un poco de eso. Al final tendrás poco progreso en los dos programas, por lo que te pones a buscar otro.
– Tu mente divaga hacia tu email mientras hablas por teléfono.

Independientemente de dónde o cómo caigas en la trampa del ‘trabajo a medias’, el resultado es el mismo: nunca te involucras por completo en una misma tarea por periodos extendidos de tiempo, lo cual hace que te tardes más del doble en terminarla.

El ‘trabajo a medias’ es la razón por la que puedes hacer más en tu último día antes de tus vacaciones (cuando realmente te enfocas) que en las dos semanas anteriores (cuando constantemente te distraes).

Como muchas personas, lidio con este problema constantemente, y la mejor manera que he encontrado para superarlo es bloquear tiempo significativo a un proyecto y eliminar todo lo demás. Por ejemplo: Elijo un solo ejercicio y enfoco en él todo mi entrenamiento. Separo unas cuantas horas del día para sumergirme en un proyecto importante; y dejo mi teléfono en otra habitación o cierro mi mail y redes sociales.

Esta eliminación de distracciones es la única manera de introducirme por completo en el trabajo y evitar sesiones fragmentadas en las que sólo haces ‘trabajo a medias’. Piensa: ¿cuánto más podrías lograr si hicieras el trabajo que necesitas hacer, como necesitas hacerlo y eliminaras el ‘trabajo a medias’?

2. Haz lo más importante primero

El desorden y el caos tienden a incrementar conforme avanza el día. Al mismo tiempo, las decisiones que tomas a lo largo de la jornada tienden a drenar tu fuerza de voluntad. Es menos probable que tomes una buena decisión al final del día que al comienzo.

He notado que esta misma tendencia ocurre en mis ejercicios. Conforme la rutina progresa, tengo menos y menos voluntad para terminar los sets y hacer los ejercicios difíciles.

Por todas esas razones, intento asegurarme que si tengo algo importante que hacer, lo hago primero. Si haces lo más importante antes, nunca tendrás un día en el que no termines lo que debes terminar. Al seguir esta simple estrategia, te irás a dormir después de una jornada productiva, independientemente de si todo salió o no como lo planeaste.

3. Reduce tu alcance, pero atente al horario

Recientemente he escrito sobre la importancia de mantener un horario pero no una fecha límite. Hay ocasiones en las que las fechas límite tienen sentido, pero estoy convencido de que cuando se trata de hacer trabajo importante en el largo plazo es más efectivo tener un horario.

En el ajetreo diario, seguir un horario es más fácil decirlo que hacerlo. Pregúntale a cualquier persona que planea hacer ejercicio los lunes, miércoles y viernes, y te dirá lo difícil que es atenderse al horario con el tiempo sin fallar.

Para contrarrestar las distracciones no planeadas que ocurren y superar la tendencia a descarrillarme, he hecho un pequeño ajuste a la manera en que uso mi horario. Mi meta es poner el horario antes y no el alcance, que es lo contrario a como generalmente tratamos de alcanzar nuestras metas.

Por ejemplo, digamos que te levantas con la intención de correr cinco kilómetros por la tarde. Durante el día, tu horario se puso muy ocupado y el tiempo empezó a escurrirse de entre tus manos. Ahora sólo tienes 20 minutos para ejercitarte. En este punto tienes dos opciones. La primera es decir “No tengo suficiente tiempo para ejercitarme hoy”, por lo que usas esos minutos en trabajar más o hacer otra cosa. La segunda opción es reducir el alcance, pero mantener el horario. En lugar de correr 5 km, corres sólo dos. Te atienes a tu horario y haces ejercicio, sin importar qué suceda. He descubierto que la segunda opción es mucho más benéfica.

Diariamente, el impacto de correr dos kilómetros no es tan significativo, en especial cuando planeabas correr cinco. Pero el impacto acumulativo de siempre cumplir tu horario es enorme. No importa la circunstancia ni qué tan poco te ejercitaste, sabes que terminarás tu trabajo de hoy. Y esas pequeñas metas son las que se convierten en hábitos para toda la vida.

Fuente: SoyEntrepreneur.com