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Supongamos que ya has llegado el punto en que tu página web o Blog es efectivo. Has hecho bien tus deberes, la página recibe visitas y lo mejor de todo: te empiezan a llegar los primeros correos electrónicos preguntándote por tus servicios o productos.

WOW! Te emocionas, “Ahora sí podré vivir de esto”, te da por multiplicar la cantidad de mensajes que esperas recibir durante el próximo mes por el dinero que te pagará cada cliente, pero … transcurrido unos días te das cuenta que tu pronóstico estaba muy lejos de la realidad 

Te percatas de algo que te provoca impotencia: resulta que ninguno te contesta. O sea, te preguntan, les escribes con todo el entusiasmo del mundo, explicando con lujo de detalles tus servicios y … nada, ni siquiera te envían un mensaje de agradecimiento, ni un “OK” ni un “recibido”. ¿Por qué? ¿Cómo puedes evitarlo?

Guía eficaz para responder a una consulta por email sobre tus servicios o productos.

Paso Número 1 – Cualificar al potencial cliente.

Debes hacer una pre-evaluación de la persona. Según lo que escribe y según la información que puedas obtener en Internet con sus datos (nombre, email etc.).

¿De qué vale cualificar al cliente? Para valorar cuánto te esforzarás en el primer contacto.
Elementos a revisar:

a) Fíjate en la información que haya en internet. Te puede dar pistas de si realmente puede convertirse en un cliente.

b) Comprueba si saluda y agradece. Los que no saludan, no agradecen y no se despiden suelen ser personas que escriben con mucha falta de interés, por lo que hay pocas probabilidades de llegar a un acuerdo con ellos. Lo mismo pasa si hay muchas faltas, tipográficas y/o ortográficas.

c) Revisa si pregunta algo con sentido. Si tienes un blog seguro sabes a qué me refiero. Algunas veces no llego a entender que me quieren decir. No sé si te pasa a ti, pero nunca he conseguido un cliente cuando no entiendo su primer mensaje 

Como toda en la vida, estas no son reglas que siempre se cumplan, pero son señales que te acercan a la realidad sobre el potencial cliente.

Las 17 prácticas que aplico cada vez que voy a escribirle a un potencial cliente.

1- Responde rápido, no tardes más de dos días. Recuerda que esa persona le está escribiendo a más negocios. Si alguien le da una oferta interesante antes de que tú le escribas ya no llegarás a tiempo para competir.

2- No dejes de responder ni una sola pregunta. Si no puedes dar la respuesta que espera tu lector, explícale el por qué. Por ejemplo, hay veces que piden precio de algún servicio, pero con la información que te aporta no es suficiente para decirle un precio exacto; ese detalle debes explicárselo muy bien.

3- No dar exagerados detalles, puedes agobiar con tanta información. No es lo mismo tener una larga (y agradable) conversación, que enfrentarte a leer un mega correo.

4- Evita “venderle” cosas por las cuales ni te ha preguntado. Si lo haces que sea realmente una “oferta irresistible”. Pero te sugiero que te centres en la primera venta, la que está relacionada con su consulta. Luego, cuanto te haya comprado y esté contento con tu producto/servicio infórmale de tus otras ofertas.

5- Recuerda que el Blog te posiciona como un experto, ya tienes el respaldo que necesitas, por eso te ha escrito. No es necesario comentarle tus logros y experiencias.

6- Reduce al máximo las palabras negativas y/o limitantes, como: “aunque”, “solo”, “problema”; a no ser que sea con un sentido 100% positivo.

7- A veces los mensajes que recibimos no son todo lo claro que nos gustaría. Intenta no hacer suposiciones, cuando tengas la mínima duda pregunta. Además eso es una estrategia genial para continuar la comunicación.

8- Ten en cuenta que la venta online al no existir un contacto personal puede ser un poco fría, no te limites a usar como medio de comunicación solo el correo electrónico. Intenta lo antes posible hablar por skype o por teléfono con el potencial cliente. El acercamiento ayuda muchísimo en la venta.

9- Utiliza el llamado a la acción de la forma más explícita posible. Por ejemplo, si tu objetivo es hablar por teléfono le podrías decir:

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¿Puede hablar mañana conmigo? Si no puede ser mañana, ¿qué día puede?
Mis datos de contacto.
Teléfono fijo: [teléfono]
Mi usuario skype: [skype]
Si lo prefiere, me puede dar sus datos de contacto y yo la llamo cuando usted pueda.

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10- Antes de escribirle a alguien, buscar información sobre esa persona/empresa, siempre aporta pistas interesantes. En cada mensaje intenta añadir algún cumplido relativo a la información que has encontrado o a lo que te ha escrito. A todos nos gusta comunicarnos con personas agradables 

11- Nunca des la posibilidad a un potencial cliente de que crea que le estás “riñendo”. Yo te estoy riñendo ahora porque ya tenemos mucha relación, así y todo es un error mío  . Para decir lo mismo, siempre hay alternativas más amables, y sobre todo, más efectivas.

12- Cuida el formato. Algunos consejos:

– Utiliza párrafos cortos y con una línea en blanco entre ellos.

– Cuando vas a mencionar varias cosas que pertenecen a un mismo grupo; por ejemplo tipos de servicios o formas de pagos; utiliza listados, lo mismo con viñetas que con números.

– Cuando vas explicar algo específico como las formas de pago, utiliza un subtítulo en negrita, en plan “Formas de pago”

– Evita los mensajes largos, intenta simplificar.

13- Siempre revisa el mensaje al menos una vez antes de ser enviado.

14- Con los mensajes que mejor te vayan funcionando, o sea con los que los potenciales clientes reaccionen mejor, ve creando unas plantillas para reutilizar en los próximos mensajes. Pero nunca dejes de personalizarlas ni de revisarlas antes de enviarlas.

15- Si el potencial cliente no responde a tu mensaje, tienes que hacérselo ver de una manera muy discreta, sin que se sienta presionado a responderte. Este podrías ser un ejemplo.

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Hola [Nombre], ¿qué tal está?
Hace unos días le envié la información que me solicitó sobre [asunto]. ¿La recibió?
[Nombre], cualquier pregunta que quiera hacerme no dude en ponerse en contacto conmigo, con mucho gusto le ayudaré.
Qué tenga un excelente día, reciba un cordial saludo.

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Nota: las dos próximas prácticas son las más importantes.

16- Además de lo que te pregunte, dale alguna información gratuita que le ayude a resolver algo que no te haya pedido. El potencial cliente te estará agradecido, habrás causado muy buena impresión y te verá como un experto, estará más cerca de contratarte.

17- Sé simpático, no cuesta nada, te hace feliz a ti y al que te contacta. En cada correo que envíes se lo más agradable posible, es una forma excelente de conectar con la otra persona y diferenciarte de la competencia.

Cuando alguien te escribe es una maravillosa oportunidad de interactuar, de utilizar todos tus encantos. No te limites a responder solamente un precio, estarás matando tu negocio. Ten en cuenta que la persona que te escribe a ti le ha escrito también a tu competencia, si respondes con solo el precio ese será el único elemento para competir, y si compites con un precio bajo nunca tendrás el éxito que deseas. Por favor, convéncete que la herramienta más poderosa del marketing es la simpatía.

Espero que te sea útil lo que he compartido contigo, es lo que he aprendido después de muchos errores en la comunicación que me hicieron perder varios clientes  . Con esto intento que no te pase lo mismo a ti.

Fuente: Soluciones4web.com