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La negligencia del proveedor es tu negligencia. Un error o falta de ética en cualquier eslabón de tu cadena de suministros puede poner la marca contra las cuerdas de la opinión pública, el mercado o la Justicia. Te explicamos cómo controlar y supervisar a tus proveedores, y evitar una crisis de reputación.

La emisión en televisión de unas estremecedoras imágenes de animales grabadas en una granja cuestionó hace varios años a una de las primeras marcas españolas de embutidos. La explosión de la batería de unas terminales móviles costó decenas de millones de pérdidas a un fabricante surcoreano en 2017. Las condiciones laborales denunciadas por una huelga del personal de seguridad en el aeropuerto de Barcelona levantaron un gran debate sobre las políticas de subcontratas públicas… y la lista podría ser interminable.

Poco importa ahora los nombres de estas empresas que fueron protagonistas de las informaciones de medios de comunicación, del intercambio de irónicos memes en redes sociales y comentarios poco edificantes en charlas de café. Ni falta que hace. La llamada ‘pena del telediario’ asegura que sus nombres queden indelebles en la memoria de la opinión pública. Y en todos los casos la crisis no derivó tanto por la acción o decisión directa de la empresa como por una inacción o falta de decisión: la de control y supervisión de su cadena de proveedores.

“Cómo puedo supervisar todo aquello que queda fuera de mi control pero necesito para evitar que una mala praxis del proveedor me influya”, pregunta de forma retórica Jordi Roca, responsable del departamento Mercantil, M&A; y Compliance del bufete de abogados Jausas: “Sin duda ésta es una de las preocupaciones más actuales de las empresas, y la forma más efectiva de combatirla es con la prevención”, se responde.

APRUEBA UNA POLÍTICA DE COMPRAS

El escenario es concluyente. Cada vez más las empresas subcontratan áreas de trabajo y de responsabilidad, desde los clásicos componentes de fabricación a la logística, gestión de recursos humanos o programas concretos de innovación. En buena manera, el valor de una empresa hoy lo establece lo que valga su cadena de proveedores, pero también la cadena de proveedores de cada suministrador.

Esto hace que los departamentos de Compras tengan un valor cada vez más estratégico. De modo orientativo, se dice que el 70% de los ingresos de una empresa fabricante son controlados desde Compras, el porcentaje caería hasta un igualmente relevante 55% en el caso de hablar de organizaciones de servicios. “Nadie en la empresa, ni siquiera Recursos Humanos, controla tanto presupuesto, por tanto una mala gestión de la política de compras es crítica para la empresa”, explica Iván Martín, director Worldwide de la Norma de Aerce (Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos).

En la práctica se trata de que exista una política de compras, que además sea conocida y respetada por toda la organización, incluido el jefe. “Esto evita prácticas comunes como que el director se dirija a Compras y diga, ‘tengo un cliente que me está comprando tanto y quiere venderme esto’. Y automáticamente se le encargue sin hacer una evaluación”, explica Martín. Cuando el proceso de compra está ligado a un sistema de evaluación objetiva, el responsable puede contestar a su jefe: “Encantado de recibirle, pero antes le voy a pasar los cuestionarios de homologación. Es una forma muy elegante de quitarte injerencias de otros departamentos; si cumple no hay problema, pero si no es así, sabe que hasta que no cubre las expectativas de la empresa esa opción está cerrada».

En la práctica se trata de que exista una política de compras, que además sea conocida y respetada por toda la organización, incluido el jefe. “Esto evita prácticas comunes como que el director se dirija a Compras y diga, ‘tengo un cliente que me está comprando tanto y quiere venderme esto’. Y automáticamente se le encargue sin hacer una evaluación”, explica Martín. Cuando el proceso de compra está ligado a un sistema de evaluación objetiva, el responsable puede contestar a su jefe: “Encantado de recibirle, pero antes le voy a pasar los cuestionarios de homologación. Es una forma muy elegante de quitarte injerencias de otros departamentos; si cumple no hay problema, pero si no es así, sabe que hasta que no cubre las expectativas de la empresa esa opción está cerrada».

El departamento Jurídico es el otro gran aliado en la gestión de proveedores. Pero antes de enumerar medidas concretas de control al alcance de cualquier empresa, conviene recordar que la comunicación entre todos los departamentos de la empresa es vital para supervisar la acción del proveedor.

SELECCIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

¿A qué empresa puedo hacer ese pedido? El control del proveedor comienza incluso antes de saber su nombre: en el proceso de contratación. Un aspecto de la gestión empresarial que ha evolucionado muchísimo gracias a las técnicas decorporate compliance. Según la Asociación Mundial de Compliance, “un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptadas por las organizaciones para identificar y clasificar riesgos operativos y legales, y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.

“El compliance ha transformado las políticas de compras”, explica Roca: “Y por ejemplo ha establecido el concurso de proveedores como un procedimiento habitual. Hoy pocas compañías deciden a quién contratar si no han visto un mínimo de tres propuestas, y para valorarlas se establece una serie de condiciones, entre las que nosotros recomendamos incluir que el proveedor tenga un programa decompliancevigente con sus propios proveedores, incluyendo un código ético y de buenas prácticas”. Una medida que ya establece un importante control sobre toda la cadena de suministro, incluidas las cautelas sobre el proveedor del proveedor.

Martín lo explica desde el punto de vista del ejecutivo de compras: “Si quieres tener una trazabilidad en la cadena de suministro, debes saber qué requisitos tiene que cumplir el potencial proveedor para cada suministro que contratas. En esta evaluación han de estar presentes tanto los aspectos técnicos como otras documentaciones, por ejemplo, certificaciones y sellos de calidad”.

EXIGE CERTIFICACIONES

Certificaciones de gestión medioambiental, de origen de las materias primas, de riesgos laborales… “Hay normativas que te permiten tener en origen un control del proveedor sin necesidad de que esté supeditado a tu análisis directo”, explica Martín: “Son estos organismos, en muchos casos internacionales, los que van a velar por la veracidad de lo que el proveedor dice y la corrección de lo que hace”.

CLÁUSULAS CONTRACTUALES DE CONTROL

Desde el despacho Jausas, Jordi Roca recomienda “establecer al proveedor cláusulas obligacionales que le comprometan a actuar de una determinada forma de acuerdo con los estándares de la compañía”. Desde protección de datos, a seguridad informática o control de alimentos, la casuística aquí es extensa y, en muchas ocasiones marcada por el sector en el que se opera, pero lo importante es que haya por contrato una cláusula declarativa de que “se actúa con una buena praxis y se va a mantener”.

Este tipo de cláusulas se sumaría así a una más básica sobre el “deber de información en el caso de que se produzca algún cambio importante que pueda tener un impacto en la prestación del servicio, el aprovisionamiento de una materia prima o cualquier otro punto en la relación con el proveedor”, según Roca.

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

Para Alejandro Hernanz, director de Negocio de la consultora de compras Avanti Lean, una evaluación eficiente debe considerar muchos puntos, “desde la comprobación de la información que nos han facilitado a la flexibilidad que el proveedor muestra, por ejemplo, para cubrir una rotura de stock no prevista: ¿debo esperar hasta el reparto semanal de los jueves o va a poder surtirme antes”.

La recomendación de Avanti Lean es disponer de herramientas informáticas que “ayuden a ser eficiente en el control del proveedor, registrando todo lo importante”. Es básico identificar qué KPIs o indicadores son importantes en la relación con cada uno de ellos para incluirlos en este software. Datos que además son vitales a la hora de negociar y renovar contratos: “Aportan información real y precisa de todas las incidencias, que por otros medios es difícil disponer”

VUELVE A EVALUAR TODOS LOS AÑOS

“No se firma un acuerdo con el proveedor y ahí muere la acción de control”, explica Iván Martín, “tengo que poder evaluarlo año a año en función de una segunda baremación. El objetivo es saber si puede seguir formando parte de mi red de proveedores, debe mejorar algunos aspectos o debe salir de mi cadena de suministro”. Es importante entender que no se trata tanto de un proceso de mejora continuada como de evaluación cuantitativa del servicio.PUBLICIDAD – SIGUE LEYENDO DEBAJO

Además de esta auditoría pactada entre cliente y proveedor, Hernanz advierte sobre la importancia de hacer “visitas sorpresa en las que comprobar que todo discurre según las condiciones pactadas”.

CÓDIGO ÉTICO INTERNO

Menos conocida, desde Jausas se propone otra medida de control adicional, que empieza a ser impuesta por las grandes organizaciones. Del mismo modo que la empresa cuenta con un código ético interno para empleados (que por ejemplo compromete a alertar en el supuesto de una mala praxis por parte de un proveedor) se establezca una medida similar con los empleados del proveedor.

Es una técnica solo ejecutada por grandes empresas para las que el control de la cadena de suministro es vital, como en alimentación o automoción, pero también en servicios esenciales como los de limpieza o seguridad. El objetivo último es acceder a información de primera mano sobre problemas o situaciones que pueden poner en riesgo la prestación del servicio recibido, por ejemplo, pagos por debajo de lo estipulado en la prestación de los citados servicios de limpieza o vigilancia.

LOS PELIGROS DE ESTRANGULAR AL PROVEEDOR

Por grande que la empresa cliente sea, por mucha necesidad que ese proveedor tenga de firmar el contrato, la relación entre cliente y proveedor no se puede focalizar solo en el precio. Según Martín, “de lo que se trata es de que la negociación no se focalice solo en el precio sino en los valores que el proveedor aporta a la empresa”. Recomendación que trasladada a una negociación para un servicio de 50 limpiadores, podría arrojar el siguiente resultado: que la empresa con un coste por hora/trabajo más alta sea la más adecuada. La explicación está en que al utilizar equipamientos de limpieza más sofisticados se va a necesitar un 20% menos de trabajadores para dar el mismo servicio. Y además ofrece la ventaja adicional de que son trabajadores bien pagados, por lo que realizan mejor sus labores y hay un menor absentismo laboral.

Un concepto que debe estar también presente en la negociación con proveedores internacionales, si bien como explica Adrián Diez, director general de Sede en China, hay que conocer bien la idiosincrasia de cada país: “El proveedor chino necesita ajustar tanto los precios para resultar competitivo que cuando tiene un problema con la calidad de la mercancía, le merece más la pena perder al cliente que repetir el pedido. Con esos márgenes tan ajustados necesitaría cerrar muchas ventas para compensar las pérdidas”. En estos casos también es importante entender que el concepto de calidad no es universal: “En muchas ocasiones el problema es más de falta de entendimiento que de una mala voluntad del proveedor, por eso es importante ser muy preciso. Hay que especificar cómo se quiere el producto hasta en su más mínimo detalle”.

En los últimos años se ha aprendido mucho sobre los peligros de estrangular al proveedor económicamente. De hecho, ¿hasta qué punto algunas de esas crisis citadas no tiene su origen en unas condiciones injustas por parte del negociador más fuerte?

Según Hernanz, este cambio se traduce en una mayor colaboración cliente-proveedor: “Mejor que ahogarle con exigencias económicas es ayudarle a ser más competitivo dotándole de tus conocimientos o incluso tus inversiones”. Como ejemplo, pone algunas experiencias de colaboración entre la gran distribución y sus proveedores.

¿A qué empresa puedo hacer ese pedido? El control del proveedor comienza incluso antes de saber su nombre: en el proceso de contratación. Un aspecto de la gestión empresarial que ha evolucionado muchísimo gracias a las técnicas decorporate compliance. Según la Asociación Mundial de Compliance, “un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptadas por las organizaciones para identificar y clasificar riesgos operativos y legales, y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos”.

Fuente: Emprendedores