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Cómo organizar un brainstorming en tu empresa

El juicio diferido

El brainstorming se basa en la teoría de que muchas reuniones fracasan porque, desde que surgen, las ideas se ven sometidas a una crítica destructiva por parte de los asistentes, de manera que no da tiempo a que maduren y se perfeccionen. Para impedirlo, el propio Alex Osborn ideó un método realmente eficaz, al que llamó juicio diferido. Consistía en separar radicalmente el proceso en dos fases. En la primera, el grupo no emitía ningún juicio sobre las ideas que se generaban. En la segunda fase, cuando ya se había generado el número de ideas suficiente, se realizaba un examen crítico y selectivo.

Los más ortodoxos brainstormers exigen que sea otro grupo diferente el que efectúe la selección de las ideas. Además, suelen hacer hincapié en dos factores que determinan la calidad de una ‘tormenta de ideas’:

 Una buena dirección. Es imprescindible que algún veterano prepare, ordene, modere, controle y dirija la sesión. Sin un moderador que motive y controle a los asistentes, la tormenta de ideas es una pérdida de tiempo, pues se pueden dar situaciones como el abucheo a uno de los participantes.

 La composición del grupo. Es mejor que se incorporen personas de otros departamentos o áreas de la empresa. Pueden ver los problemas desde una óptica distinta a la de los miembros habituales. No conviene que participen quienes entienden mucho sobre un tema o están demasiado involucrados. Puede ser contraproducente, pues podrían crear ideas en exceso similares a los patrones originales.

Llega la tormenta

Para llevar a cabo una buena ‘tormenta de ideas’, es necesario seguir estos pasos:

1Individualización. El moderador se asegurará de que todos los asistentes conocen el problema, el procedimiento y las reglas del brainstorming. Cada asistente debe tener una hoja de papel en blanco y un bolígrafo, para escribir el mayor número de soluciones posible.

2Exposición. Unos minutos después, cada miembro del grupo expone las ideas generadas, sin debatirlas.

3Grupo. A continuación, el grupo se arma de post-it, subrayadores y folios, y dedica cinco minutos a hacer otro brainstorming, esta vez colectivo, para añadir más soluciones al mismo problema. Se van escribiendo por turnos en una pizarra para que puedan ser vistas por todos los miembros del grupo.

4Comparación. El siguiente paso es combinar todas las soluciones, de manera que se puedan generar nuevas ideas.

Las cuatro ‘pes’

Éstas son las cuatro ‘pes’ de la sesión ideal de tormenta de ideas:

 ‘People’ (gente). En igualdad de condiciones, un grupo de gente creativa por naturaleza superará a otro de personas que lo son menos. Pueden ver los problemas desde diferentes perspectivas y tienen la habilidad de producir rápidamente muchos y diferentes tipos de nuevas ideas.

Los grupos más efectivos constan de cuatro, cinco o seis personas, aunque cinco es el número ideal. Si es posible, los múltiples grupos de cinco personas deberían producir sus ideas en la misma sala. Esta situación puede facilitar la espontaneidad.

 ‘Process’ (proceso). Para crear la mayor cantidad de ideas posible, se requiere separar la generación de ideas de la evaluación. Por eso, un buen moderador establecerá ciertas reglas mínimas antes de empezar la sesión.

Las técnicas son también fundamentales. Los grupos pueden empezar con una limpieza de cerebro: los participantes comparten sus ideas y, a partir de ahí, se producen otras nuevas.

 ‘Pressure’ (presión). Se trata de las influencias positivas y negativas existentes en torno al grupo. Las presiones externas, sobre todo la limitación del tiempo para conseguir ideas ingeniosas, suelen ser contraproducentes.

Según los expertos, el grupo debe tener un espíritu divertido, con humor y espontaneidad. Crear el ambiente adecuado no es fácil. El mejor modo de conseguirlo es juntar a los miembros del grupo más desinhibidos.

 ‘Product’ (producto). El último ingrediente para crear una sesión en la que se generen ideas efectivas es tener muy claro el modo en que se producen. Lo ideal es situar todas las ideas en un mismo plano: las que surgen al principio y durante la reunión, las mejores y las peores. Cualquiera de ellas puede servir para solucionar otros problemas en una próxima reunión.

En definitiva, lo importante es producir muchas ideas, aunque parezcan tontas o descabelladas. No importa. Como decía Víctor Hugo: “Lo que conduce y arrastra al mundo no son las máquinas sino las ideas”.

Preparación

Los ‘brainstormers’ ortodoxos aseguran que la sesión ideal se debe desarrollar:

– En una sala no demasiado pequeña, con las sillas dispuestas de tal manera que todos los asistentes puedan ver en todo momento la pizarra.

– Sin teléfono que perturbe la sesión y evitando interrupciones triviales.


– Calculando de ante mano cuánto puede durar la reunión.

– Con una lista previa con los problemas a resolver y el tiempo dedicado a cada uno.


– Convocando a las personas  adecuadas, según el tema.

– Sin olvidar una buena batería de bolígrafos, abundantes ‘post-it’, subrayadores de colores…

– Por último, en el caso de que la reunión se celebre regularmente, sería conveniente comprobar cada cierto tiempo que efectivamente sigue siendo útil y que, por tanto, no supone una pérdida de tiempo.

Secuencia del brainstorming

La tormenta de ideas se utiliza esencialmente en tres fases especificas: identificación de problemas, análisis de sus causas y búsqueda de soluciones concretas.

En todas estas etapas, esta técnica constituye un instrumento muy eficaz. El moderador del grupo debe repasar el tema de la sesión utilizando preguntas como: ¿por qué?, ¿cómo? ¿qué? ¿cuándo?

– El problema planteado en la sesión es el desarrollo de un curso sobre automóviles. Se fija el objetivo claramente: “¿Qué temas se deben abordar durante el curso?”. Entonces, cada miembro del grupo piensa en silencio y escribe lo que ha ideado en el papel. El moderador del grupo debe hacer que se cumplan las normas del ‘brainstorming’: turnos, objetivos, etc.

– A continuación, cada participante sugiere sus ideas diciéndolas en alto, hasta que todas las ideas se apuntan en la pizarra. De entre todas las respuestas, se seleccionan, por ejemplo, las siguientes:

1. Tipos de coches. 2. Partes de los coches. 3. Fabricantes de coches. 4. Categorías de los coches. 5. Cómo funcionan.

– Selección final. Cuando hayan sido registradas todas las ideas, conviene combinarlas entre sí con cierta lógica.
 1. Tipos de coches y 4. Categorías de coches son conceptos prácticamente idénticos por lo que el punto 4 se elimina.

– Posteriormente, se enumeran todas las ideas elegidas.

– Cada miembro del grupo vota las que considera como mejores, elaborando una lista que no debe contener más de un tercio del total de las ideas expuestas por todo el grupo.

– Después del recuento, se apartan las ideas con sólo uno o dos votos. Entonces se procede a votar otra vez entre las ideas que hayan conseguido tres o cuatro votos. Si no hay una clara ganadora, es el momento de votar otra vez o mantener un debate sobre las ideas restantes, y dilucidar cuál da mejores respuestas a la cuestión inicial.

10 reglas para dirigir una sesión eficaz

Para llevar a cabo correctamente una sesión de ‘brainstorming’, es imprescindible seguir algunas reglas básicas. El moderador se encargará de comentarlas antes de dar comienzo la ‘tormenta’.

1. Todo vale. No hay respuestas correctas o incorrectas. Todos los pensamientos expresados son válidos.

2. Escribir las ideas. Alguien del grupo debe tomar nota de las ideas. Así, los participantes pueden ver la lista de respuestas durante la sesión, lo que puede ayudar a inspirar nuevas ideas. Se puede utilizar una pizarra.

3. Ideas íntegras . Escribirlas, respetando tal y como se han expresado.

4. Sin pie ni cabeza. La mayor incongruencia puede ser la mejor idea.

5. Valoración final. L a meta es conseguir que el grupo piense en la mayor cantidad de ideas posible sobre un problema o una situación. No es bueno empezar a valorar las ideas hasta que finalice la sesión.

6. Clasificación . Al final, el grupo clasificará las ideas por categorías (prácticas o realistas, por ejemplo), dándoles prioridad en función de la necesidad.

7. Duración. La sesión durará de 45 a 60 minutos.

8. Reunión amena . Intentar que la sesión resulte divertida. La motivación de todos los miembros del grupo es esencial

9. Silencios válidos. Los periodos de silencio pueden generar nuevas ideas

10. Turnos. Aportar una idea por turno, sin dar explicaciones. Si alguien se bloquea, esperará la próxima vuelta.

Fuente: Emprendedores

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