Blog

Construir un espacio de discusión abierto a las personas que forman parte de una organización es requisito imprescindible para agilizar flujos de trabajo, debatir conceptos y decisiones, enriquecer el conocimiento colectivo o informar a los equipos de noticias y eventos, entre otras funciones prácticas.

Resulta igual de importante para unir intereses comunes con personas que no se conocen y quefomentarán una relación profesional más fuerte haciendo que aquello de “formar parte” salga de un simple papel y se convierta en un valor común, un sentimiento de pertenencia compartido.

¿Qué herramienta nos permitirá construir el ágora digital desde donde se producirán las conversaciones y se le otorgará libertad al usuario para discutir, informar y aprender?

No existe una aplicación perfecta para todos los casos, pero sí podemos establecer unos parámetros que cada organización tendrá que ponderar para elegir una u otra.

• Libertad y privacidad

Recientemente, Enrique Dans publicó sobre la importancia de las redes sociales corporativas. Tanto en su blog como en la entrevista posterior que dedicó en RTVE se plantea una cuestión que compartimos: ¿le confiarías toda la información y las conversaciones internas generadas por tus compañeros a servicios de terceros?

Ya desde un blog personal, solemos recomendar instalar en un servidor y un dominio propio si queremos tener el control del espacio que se comparte con qué direcciones y cómo se hace. En el caso de una organización, ¿iba a ser diferente?

Más aún, consideramos un punto crítico ya que hablamos del conocimiento de valor de toda la empresa. Si se tiene el control, se pueden marcar las reglas de privacidad, tratamiento de datos; si no, dejaremos que las reglas del juego las marque un proveedor.

Tener en tu servidor la herramienta usualmente significa que esta sea de licencia libre, con lo que sumamos otro punto a la hora de personalizar y adaptar la aplicación a las necesidades específicas de cada uno.

Por ejemplo, ¿qué hay de los servicios integrados? En el caso de que la empresa esté utilizando ya un servicio incompatible con el propuesto por el servicio de terceros ¿tendrá que adaptarse la empresa a la herramienta de red social? ¿No será más lógico que la herramienta se adapte a la empresa y no la empresa a la herramienta?

Por supuesto existen soluciones externas muy completas y a punto para utilizar sin complicarse, pero no podemos obviar este criterio a la hora de sopesar qué aplicación utilizar: control de tu privacidad y necesidades vs. facilidad de instalación y miríada de funcionalidades.

• Comunicación asíncrona

En Lidertarios encontramos un primer punto sobre asincronía:

Como nos deja entender la Ley de Metcalfe, el tiempo que tenemos para comunicar uno a uno con todos es cada vez menor (y los habrá que opinen que también tenemos que “trabajar” ;)) Por eso es bueno comunicar de manera “asíncrona” (formato foro) y no síncrona (chat, teléfono, conversación presencial).

En efecto, a medida que la organización crece, lo hacen también las conversaciones generadas, por lo que ya desde un pequeño grupo de trabajo se notan los beneficios de una comunicación asíncrona.

Hay herramientas de chat excelentes como Slack, pero estas requieren de la presencia en sincronía de los presentes para ser efectiva, la conversación será útil para los presentes en un mismo tiempo o espacio, pero no a los que no están en un determinado grupo o no han podido estar en el mismo momento, esto es, necesita a sus miembros sincronizados.

Por tanto, un chat será un complemento perfecto para la organización, pero a medida que esta crece, necesita de una red que asegure una comunicación útil para todos los miembros, donde quiera que estén y en el momento que se necesite.

¿Qué hay de los servicios de red social ya asentados en materia de comunicación interna?

En su mayoría, tienen un elemento común: un espacio centrado en replicar las llamadas “redes sociales”, lo que entendemos por las populares Twitter y Facebook al entorno corporativo.

A su favor, los elementos interactivos como los “me gusta”, marcadores o mensajería privada constituyen convenciones a las que ya estamos acostumbrados y de fácil adopción.

En su contra, el paradigma del timeline que traslada. Las plataformas sociales como Twitter, Facebook, Google Plus están concebidas para un consumo rápido de información en el que se prioriza el contenido más reciente, lo que deja al usuario con opciones limitadas para decidir qué contenido quiere ver y cuándo lo quiere ver, una comunicación asíncrona limitada.
¿Es recomendable trasladar a nuestro entorno corporativo un tipo de comunicación que le exige al usuario una atención ya de por sí fragmentada entre las demás fuentes para unos usuarios, en muchos casos, infoxicados?

Debemos apostar por aquellas estructuras de información que se preocupan por dar suficiente poder al usuario como para que él mismo elija qué tipo de información quiere ver, de qué categoría, etiqueta, o qué tema concreto, dejando el criterio de “lo más reciente” como una característica más, no la más importante. De esta manera, incentivaremos a la reflexión y la lectura reposada frente al consumo rápido e intranscendente.

Ejemplos de estas estructuras las encontramos en los foros, o los blogs y su sindicación. En algunas de las herramientas de red interna encontramos estas funcionalidades, pero habrá que observar con ojo crítico aquellas en las que no constituyen un elemento central.

• Construcción de conocimiento

Una vez que nos hemos asegurado una comunicación asíncrona en la red interna para incentivar la reflexión en vez de el consumo rápido y se ha actuado en consecuencia, habremos dado un paso importante para la construcción de conocimiento.

El siguiente paso es aprovechar el cerebro colectivo que puede llegar a formarse en nuestra organización incentivando la compartición de contenido y su organización en artículos ordenados como una recopilación fácil de leer. Lo has adivinado: las estructuras que facilitan este proceso se configuran en formato wiki. Artículos que pueden ser editados por todos o un grupo especializado y que se ordenan en una relación de vínculos, etiquetas o categorías que facilitan al usuario el aprendizaje y que son actualizadas por los encargados de cada área.

Algunas de las herramientas de red corporativa que podemos encontrar integran esta funcionalidad, lo que será un plus a la hora de elegirla.

¿Qué usamos en Tc?

Desde hace un año, en Territorio creativo usamos Discourse para resolver nuestra comunicación interna. Es una aplicación con licencia libre que se puede instalar en un servidor propio, combina tanto elementos interactivos propios de las plataformas sociales como el potencial para resolver la comunicación asíncrona de los foros (categorización, citas) y actualmente estamos trabajando para mejorar su funcionalidad wiki.

• Cultura

Hemos de recordar que el hecho que la herramienta posea tantas funcionalidades o cumpla este u otro requisito no significa que se vaya a utilizar o se haga de forma efectiva: la cultura del empleado o cooperante en la organización determinará la forma de uso de la red social y en caso de que no se haya formado convenientemente en la compartición de aprendizajes, la formulación de preguntas o la redacción de experiencias, de nada servirá la mejor herramienta.

La elección de red social corporativa y la implantación de una cultura de apertura, libertad y liderazgo deberán ir de la mano para conseguir la excelencia en comunicación interna.

Fuente: TerritorioCreativo.es